مقدمة:
إعداد واعتماد المصروفات عملية أساسية في أي مؤسسة، سواء كانت تجارية أو حكومية أو غير ربحية. تهدف هذه العملية إلى التحكم في الإنفاق وضمان استخدام الأموال بشكل فعال وكفء.
خطوات إعداد المصروفات:
تحديد أنواع المصروفات: يجب البدء بتحديد جميع أنواع المصروفات التي تتحملها المؤسسة، مثل:
المصروفات الثابتة: هي تلك المصروفات التي لا تتغير بمرور الوقت، مثل: الإيجار، والرواتب، وفواتير الكهرباء والماء.
المصروفات المتغيرة: هي تلك المصروفات التي تتغير بمرور الوقت، مثل: تكاليف المواد الخام، والنفقات التسويقية، وتكاليف السفر.
جمع المستندات الداعمة: يجب جمع جميع المستندات الداعمة للمصروفات، مثل: الفواتير، والإيصالات، والعقود.
تدقيق المستندات: يجب مراجعة جميع المستندات الداعمة للتأكد من صحتها ودقتها.
إعداد تقرير المصروفات: يجب إعداد تقرير يوضح جميع المصروفات، مع تصنيفها حسب النوع والمبلغ.
عرض تقرير المصروفات على الجهة المخولة: يجب عرض تقرير المصروفات على الجهة المخولة للموافقة عليه.
خطوات اعتماد المصروفات:
مراجعة تقرير المصروفات: تقوم الجهة المخولة بمراجعة تقرير المصروفات للتأكد من صحة ودقة المعلومات الواردة فيه.
التحقق من المستندات الداعمة: تقوم الجهة المخولة بمراجعة المستندات الداعمة للتأكد من صحتها ودقتها.
الموافقة على تقرير المصروفات: تقوم الجهة المخولة بالموافقة على تقرير المصروفات، أو إرجاعه لإجراء التعديلات اللازمة.
دفع المصروفات: بعد الموافقة على تقرير المصروفات، يتم دفع المستحقات للموردين.
نصائح إضافية:
استخدام نظام إدارة مالي: يمكن استخدام نظام إدارة مالي لتسهيل عملية إعداد واعتماد المصروفات.
وضع سياسة للمصروفات: يجب وضع سياسة للمصروفات تحدد قواعد الإنفاق في المؤسسة.
التدقيق الدوري على المصروفات: يجب إجراء تدقيق دوري على المصروفات للتأكد من التزامها بالسياسة المالية للمؤسسة.
ملاحظة:
تختلف خطوات إعداد واعتماد المصروفات من مؤسسة إلى أخرى، حسب حجمها ونوعها ونشاطها.
أمثلة على أدوات مساعدة في إعداد واعتماد المصروفات:
برامج جداول البيانات: مثل Microsoft Excel أو Google Sheets.
نظم إدارة العلاقات مع العملاء (CRM): مثل Salesforce أو Zoho CRM.
برامج المحاسبة: مثل QuickBooks أو Xero.
وللمزيد يمكنكم زيارة بنودي للمحاسبة والمبيعات والحصول على نسخة مجانية تجريبية
